IzVRS: diagnostični pregled, 16. in 17. 9. 2026

Einspielerjeva 6, Ljubljana. Pogodba 16/26-NK. Z nami Gregor. Pri vseh pogovorih je po navodilu direktorice prisoten Rok Soczka Mandac.

Najprej: dva konflikta v koledarju, ki ju reši pred 9.00

• Sparkasse ob 11.00 (Mojca Pernat je 15. 9. prestavila na Teams, 11.00 do 11.30) pade sredi hidrologije, ki traja do 11.45. Eno od dvojega mora iti stran.
• Vouk update ob 14.00 pade na začetek dveurnega pogovora z direktorico, ki ga je Gregor vpisal šele včeraj. Maja Kralj je že potrdila, zato je Vouk tisti, ki se prestavi.

Kaj mora biti do jutri opoldne zapisano

Brez tega pregled ni zaključen, ne glede na to, koliko dobrih pogovorov bo.

1. Šest ali sedem aktivnih uporabnikov. Rok je 18. 8. pisal šest, naslednji dan mail umaknil, popravka ni poslal. Razlika je 1.500 EUR. Izreci na glas pri direktorici in zapiši.
2. Ali sklop 3 gre v izvedbo (splošno usposabljanje do 30 oseb, 2.250 EUR). Zadnji njihov zapis je bil, da se še niso odločili. To je odločitev direktorice, ne Rokova.
3. Poimenski seznam aktivnih uporabnikov z vlogo. Iz tega izhajajo asistenti in certifikati.
4. Kdo je njihov pravnik za pravni del pravilnika in kdaj je dosegljiv.
5. Kdo odobri in izvede nakup licenc in ali gre to skozi Actual IT.
6. Kontakt zunanjega izvajalca (Actual IT: Damjan Škerjanc glavni sistemec, Nevenko Marič, Jan Černe, ticket C-26176819). Če nam bo kaj padlo, bo padlo tu.

Če karkoli od tega ne dobiš, to isti dan pisno javi. Pogodba nam da dva delovna dneva, sicer izgubimo pravico do podaljšanja roka.

Struktura vsakega pogovora

Rok je zahteval vrstni red: najprej varnost, nato uporabnost. Drži se ga, tudi če je soba bolj vroča za drugo temo.

1. Varnost, 10 minut. Kaj danes uporabljate, na kakšnem računu, ali je šlo gradivo inštituta kdaj notri, kaj vas skrbi. Nikogar ne postavljaj v kot. Stavek, ki to odpre: nihče ni v ničemer na napačni strani, mi rabimo vedeti samo, kaj mora pravilnik pokriti.

2. Delo, 25 minut. Tu je meso.

• Katere so vaše tri glavne naloge?
• Kaj se pri tem najbolj ponavlja?
• Koliko časa na teden to vzame? (Če ne znajo, vprašaj kolikokrat na mesec in koliko traja enkrat.)
• Kdaj ste nazadnje to delali in kako je potekalo, korak za korakom? (To je vprašanje, ki da uporaben odgovor. "Kaj delate" da opis delovnega mesta.)
• Kateri dokument ali sistem pri tem odprete? Kje ta datoteka živi?
• Če bi vam en del dela lahko vzeli z mize, kaj bi to bilo?

3. Podatki, 5 minut. Kaj od tega, kar ste opisali, vsebuje osebne podatke ali nekaj, kar še ni javno? To gre neposredno v pravilnik.

4. Zaključek, 5 minut. Kdo od vas bi bil aktivni uporabnik. In: dajte mi en konkreten primer, ki ga lahko do naslednjič pripravimo tako, da ga vidite delovati.

Zadnje vprašanje je najbolj vredno. Sklop 2 je 10.500 EUR in stoji na tem, da vsak uporabnik dobi asistenta za nekaj, kar dejansko dela.

Po sektorjih: kaj že vemo iz ankete in kam vrtaj

Sreda 9.00, biološke in ekološke znanosti (6 oseb). Trije so odgovorili, vsi trije uporabljajo AI, dva redno. Sami navedli: pregled in povzemanje znanstvene literature, prevajanje SLO-ANG s strokovno terminologijo, preglednice, statistika, GIS. Vrtaj: koliko člankov na teden, kje jih iščejo danes, ali imajo licenco za Scopus ali Web of Science. Če je, je to drug pogovor kot če so na odprtih bazah. Prikaz iskanja po literaturi ima Gregor pripravljen.

Sreda 10.30, hidrologija in hidravlika (6 oseb). Trije odgovorili, vsi trije občasno. Navedli: iskanje virov in podatkov, priprava poročil, tabele, evidence o delu. Vodja sektorja je med tistimi, ki so gradivo inštituta že vnesli v AI. Imena ne omenjaj, anketa je obljubila, da ne služi preverjanju posameznikov. Tema varnega okolja se v tej sobi odpre sama, pusti, da jo odprejo oni.

Sreda 12.15, kakovost voda (5 oseb). Dva odgovorila, oba sta AI poskusila in je ne uporabljata. Edini sektor brez aktivnega uporabnika, zato pričakuj osnovna vprašanja in manj primerov iz njihove prakse. Navedli: vnos podatkov, poročila, analiza, prijave na projekte. Ena oseba postavlja sistem vodenja po ISO 17025. Tu več pokaži kot sprašuj. Če ne vidijo, kako izgleda, ne bodo znali povedati, kaj bi hoteli.

Četrtek 9.00, skupne službe (4 osebe). Edini sektor, kjer so odgovorili vsi. Vsi štirje občasno, nihče na službenem plačljivem računu, ena oseba ne ve, kakšen račun ima. Navedli: mesečne preglednice v Excelu, vnos in preverjanje podatkov, finančno poročanje, sklepi in odločbe, evidenčna javna naročila, popravki prisotnosti v Codeksu, ODOS. Tu je največ osebnih podatkov v igri (kadrovske zadeve, plače, prisotnost). Pogovor o tem, kaj sme v orodje, je tu najbolj konkreten in najbolj uporaben za pravilnik.

Četrtek 10.15, IT (2 osebi, Rok). Rok uporablja Claude na osebnem plačljivem računu, vnaša le javno dostopne dokumente, skrbi ga nenadzorovan vdor. Njegovi ponavljajoči nalogi sta programiranje in obdelava podatkov. Tu se zmenimo za tehnično plat: kje teče službeno okolje, kdo upravlja licence, kako se to sklada z Actual IT.

Četrtek 11.15, rezerva. Za Actual IT in zamudnike.

Sreda 14.00, direktorica Neža Kodre (dve uri, po Meetu)

To je edini pogovor, kjer se odloča, ne popisuje. Naročnica je ona.

Trije izidi: potrjenih šest ali sedem uporabnikov, odločen sklop 3, in ime pravnika. Vse troje je zapisano zgoraj, ker je to edina soba, kjer se to lahko zapre.

Ne vodi pogovora po ponavljajočih se nalogah. Vodi ga po tem, kaj inštitut s tem dobi in kaj Akt o UI od njih zahteva. Uporabno dejstvo: 50. člen velja od 2. 8. 2026, njihova obveznost usposabljanja po 4. členu pa teče že zdaj. To je razlog, zaradi katerega je posel nastal, in prav je, da ga sliši od nas in ne od revizorja.

Česa ne obljubi

V ponudbi smo pisno izključili: lokalno namestitev modela, nakup strojne opreme, razvoj lastne programske opreme ali vmesnika, integracije z njihovimi sistemi, obdelavo podatkov znotraj EU, pravno mnenje, stroške licenc.

Razlog za previdnost je 2. člen pogodbe: zavezuje nas k vsem spremljajočim delom, ki niso izrecno navedena, so pa nujna za popoln rezultat. Vsaka stvar, ki jo v sobi opišemo kot del rešitve, lahko postane naša obveznost brez računa.

Ko pride ideja zunaj obsega, je pravilen odgovor: to je smiselno, zapišimo kot kandidata za naslednjo fazo. Ne: to vam lahko naredimo.

Znotraj obsega so osebni asistenti, torej dobro nastavljeni projekti in navodila v Claudu, ki delajo na gradivu, ki ga človek prinese s sabo. Karkoli, kar se poveže na njihove sisteme, je zunaj.

Varnost: odgovori, ki držijo

• Se podatki uporabljajo za učenje? Ne. Pri poslovnih produktih je to pogodbena zaveza, ne nastavitev.
• Kje se obdelujejo? V ZDA. Prenos je pokrit s standardnimi pogodbenimi klavzulami v DPA. Obdelava znotraj EU je izvedljiva kot ločena faza in ni del te ponudbe. Ne zaobidi tega vprašanja, za javni zavod je najbolj neprijetno na seznamu.
• Kdo vidi kaj znotraj inštituta? Vsak ima svoj račun in svojo zgodovino. Administrator upravlja sedeže in dostope, pogovorov ne bere.
• Certifikati. ISO/IEC 27001:2022, ISO/IEC 42001:2023, SOC 2 Type I in II. Dokumenti prek trust.anthropic.com.
• Revizijske sledi. Team jih nima, prav tako ne SCIM, nastavljive hrambe, IP allowlistinga in mrežnega nadzora. To je Enterprise. Naša predstavitev na izvrs-demo.pages.dev/sodelovanje revizijsko sled napačno omenja. Če Rok to prebere in vpraša, ne pritrjuj. Če to potrebujejo, pogledamo Enterprise, in to je komercialna odločitev.

Osrednji stavek, ki naj ga slišijo v vsaki sobi: rešitev ni, da podatki ne gredo ven. Rešitev je, da gredo v zaprto poslovno okolje s pogodbo namesto v javne potrošniške različice orodij.

Praktično

Priporočam, da vsak pogovor snemamo s Firefliesom in to na začetku povemo. Iz šestih pogovorov je treba do 1. 10. napisati osnutek pravilnika, vsebino usposabljanja in predlog arhitekture, in ročni zapiski tega ne bodo pokrili.

Na koncu vsakega pogovora si zapiši eno vrstico: kdo je v tej sobi kandidat za aktivnega uporabnika in za kateri konkreten primer.